市面上的溝通課程各有千秋，有的著重溝通的表達方式，有的偏重溝通的語句、有的側重溝通時的肢體語言……。究竟該怎樣才能成為一個「善於溝通」的人呢？
德國社會學家哈伯瑪斯（Jürgen Habermas）在其知名的《溝通行動理論》中曾指出，舉凡在學校、職場等人類社會的情境中，成功的溝通都必須具備四種元素，缺一不可。任何溝通如何少了其中一種要素，那將會產生扭曲的溝通，無法達到溝通行動的目的。
職場溝通技巧課程沒說的秘密一、正當性
第一種要件，叫做正當性，也就是任何發言要「名正言順」才能被人接受。如果發言者喜歡越俎代庖，逾越自己的職權，講了不屬於自己本分的言論，就算講得再好，也很難獲得認同。
好比在開跨部門會議時，資訊部主管突然對業務部的業績指指點點，就算是出於好意，但業務部同仁聽了難免覺得刺耳。如此，非但沒有達到溝通改進的目標，反而造成兩個部門的嫌隙，這便是因為發言缺乏正當性所致。
職場溝通技巧課程沒說的秘密二、真理性
第二個要件，稱為真理性，也就是發言的內容應當要合乎事實，不該出現浮誇或造假的言論。好比一位業務員浮報業績，甚至還會在數據報表上動些手腳，久而久之，就算他所提的意見再有道理，旁人也很難聽得進去。因為，旁人會質疑他講的話「不是真的」，就算說得再好聽也是枉然。
職場溝通技巧課程沒說的秘密三、真誠性
第三個要件，叫做真誠性，就如同字面上的含意。任何溝通，都必須建立在一個真誠的基礎上才有辦法進行下去，所謂「理直氣和」就是這個道理。
當主管在糾正下屬的錯誤時，雖然言之有理，但如果態度不佳，甚至透過言語羞辱下屬，那麼也無法達到讓人「心服口服」的溝通目的。因為，人們會對於各種敵意言論產生自我防衛的心態，在「不甘受辱」的心理狀態下，各種大道理是很難聽進去的。當一個人態度不好，就算是動機良善，講話再也道理，也很難有人會信服。
職場溝通技巧課程沒說的秘密四、可理解性
最後一個要件，則是可理解性，也就是要「聽懂對方在說什麼」，才不會出現誤解和曲解的情形。好比跟法國人講話，如果沒學過法語，那麼深入的溝通將很難產生，最多只能比手畫腳。
又譬如有些人講話喜歡「吊書袋」，講了一堆艱澀難懂的專有名詞，全場只有他自己聽得懂，這樣的溝通當然也是失敗的。若想達到「可理解」的條件，最好的方式就是「從對方的立場，用對方的語言，講對方能聽懂的話」。
若我們將上面四個溝通重點整理一下，大概就可以用八個檢核項目來檢視自己的溝通過程：
● 你的建議，屬於你的職權範圍嗎？
● 你的言論，有合乎你的身份或角色嗎？
● 你的言論，有合乎你的身份或角色嗎？
● 你講的話，有沒有數據或案例的支持？
● 你講的內容，有沒有過於浮誇之嫌？
● 你在發言時，態度是不是正面友善的？
● 你在發言時，有表現出責備、輕視、嘲笑的姿態嗎？
● 你講的內容，別人都能聽懂嗎？
● 你講話的風格，別人會覺得不習慣嗎？
如果有一天跟人起了衝突，或者在生活中時常出現「講不聽」的情形，不如用這個檢核表來回顧自己的溝通過程，相信很快就可以找出問題的癥結。
儘管人與人之間的溝通問題有千百種，職場上也有著各式各樣的溝通課程，但歸根究底，溝通的衝突不外乎是在這四個環節出了差錯。平時只要能做到發言正當、言之有物、態度謙和、語言友善，任何人都可以是個溝通高手。
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